Bekannte Werkzeuge zur Messung von Fähigkeitsgraden einzelner Prozessgebiete stellen zum Beispiel das doppelte Risiko-Leitplankensystem, Controlling-Treiberbäume sowie verschiedene Reifegradmodelle wie SPICE (nach DIN 15504) dar.

Diese Werkzeuge sind durchaus komplex und können in der Regel nur durch externe Fachberater in einem Unternehmen implementiert werden. Die Komplexität führt oftmals dazu, dass die Anwendung in der Praxis schwer umzusetzen und kostenintensiv ist.

Dazu können u. a. in der Praxis folgende Problemkreise zählen:

Bewertung nach Reifegradstufen

Aufgrund u. a. fachübergreifender End-to-End-Prozesse kann oftmals eine isolierte Reifegradstufe zur Beurteilung eines Ist- oder Soll-Prozesses nicht verbindlich kategorisiert werden. Fachabteilungen tun sich oft schwer mit der Umsetzung der durch die (externen) Berater entwickelten Leitfragen zur Erreichung von strategischen Prozesszielen. Daraus ergeben sich wiederum Hürden, wie überhaupt eine angemessene Prozessanspannung erreicht werden soll.

Hoher Aufwand für Datenpflege für Prozesscontrolling

Die fortlaufende Datenpflege für das doppelte Leitplankensystem und somit für das Prozesscontrolling wird aufgrund knapper Ressourcen nicht aktualisiert und ist als Dashboard somit wertlos. Sowohl das Risiko-Leitplankensystem als auch das Reifegradmodell können in der Regel keine Prozessdaten in Echtzeit liefern. Das Unternehmen kann also nur zeitverzögerte Daten analysieren. Gewünschte Prozessentwicklungen sind daher nicht aktuell darstellbar.

Hoher Kostenapparat durch Prozess- und Projektteam

Des Weiteren muss eine Person für die Verwaltung als Projekt- und Prozess-Manager gefunden und befähigt werden und darüber hinaus ein Prozessteam einschließlich Rollenzuordnung (RACI-Diagramm) zusammengestellt werden. Hierzu werden in den entsprechenden Kostenstellen Kosten ausgelöst, die den Break-Even-Point hinsichtlich eines positiven Prozesseffekts nach hinten treten lässt. Quick-Wins sind nicht mehr realisierbar.

Hohe Abhängigkeit zu anderen Fachabteilungen für Prozessdatenauskunft

Schnelle und prompte Reaktionen auf Prozessschwankungen können in der Regel nicht erfolgen, weil die entsprechende Fachabteilung, personell oftmals unterbesetzt, den Input nicht zuverlässig liefern kann. Die Abhängigkeit zu anderen Fachabteilungen in Bezug auf Prozessdatenzulieferung (bzw. durchgeführte Prozessmaßnahmen für eine Prozessiteration) ist groß (Stichwort: Matrixorganisation, etc.). Es kann nicht punktgenau festgestellt werden, wer sich wann nicht an die QM-Wiki gehalten hat.

Mittlerweile existieren Prozessmodelle, die die vorgenannten Problemkreise eliminieren.

Autor: Kwan I. Jao, LL.M.

Medizinjurist / Medizin-BWL

Transaction Lawyer