Veränderungen in den internen (schlechte Kommunikation, unklare Ziele, etc.) oder externen Umweltzuständen (Gesetzesänderungen, Rohstoffpreise, etc.) führen regemäßig dazu, dass in der Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens die Prozesse ständig den neuen Forderungen angepasst werden müssen (KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Leider werden in der Regel einmal gelebte Prozesse nicht innerhalb der Arbeitsoptimierung angepasst, sodass wenig sichtbare Optimierungspotenziale oft nicht fristgerecht durch die Revision oder das Risiko-Management erkannt werden.
Eine fundierte Vorgehensweise zur Aufdeckung der Ursachen-Wirkung-Korrelation ist dabei unabdingbar, um nicht Gefahr zu laufen, lediglich das berühmte „Pflaster“ auf die Wunde zu legen und damit nur Symptome zu behandeln, sondern vielmehr die Ursache des Problems zu eruieren. Auf diese Weise werden Scheinlösungen wirksam unterbunden.
Aus der Metaperspektive ergibt sich regelmäßig folgende Vorgehensweise: In einem ersten Schritt wird der zu begutachtende IST-Prozess mittels einer Prozesssprache (BPMN, Aris, etc.) dargestellt. Anschließend erfolgt das Herzstück der Prozessschwachstellenanalyse (nach Ishikawa), woraus naturgemäß ein anschließender, fehleroptimierter SOLL-Prozess resultiert. Nach betriebswirtschaftlicher (fachlich und Risk/Revision) und rechtlicher Prüfung (Compliance) kann der SOLL-Prozess produktiv gesetzt werden.
Nachfolgend wird der Ablauf einer Schwachstellenanalyse skizziert.
- Zunächst wird das Ishikawa-Diagramm aufgezeichnet. Dabei erinnert die Zeichnung mit ihren Gräten an eine Fischgräte. Am Kopf der Gräte wird das zu behandelnde Problem geschrieben, während die insgesamt sechs Gräten den Kategorien (Mensch, Material, Maschine, Management, Methode, Mitwelt)[1] zugeordnet werden. Dabei sollte die Fischgräte auf einem Whiteboard oder Flipchart visualisiert werden, weil das Prozesswissen der Process-Owner durch ein Brainstorming aktiviert werden muss.
- Sinnvoll ist der Einsatz eines Moderators/in. Zweck ist hierzu, dass durch fachgerechte Fragetechniken das Prozessteam selbstständig Lösungen herbeiführen soll. Eine denkbare Fragetechnik ist das 5-W-Schema (nach Ohno). Hierzu wird 5 mal nach dem „Warum“ des Problems gefragt, bis man an die Ursache der jeweiligen Kategorie ermittelt.
Beispiel: Misserfolg bei der Ausschreibung[2]
Ein Unternehmen bewirbt sich bei einer wichtigen Ausschreibung, erhält den Zuschlag aber nicht:
- Frage: Warum haben wir die Ausschreibung nicht gewonnen?
Antwort: Weil unsere Präsentation den Kunden nicht überzeugt hat. - Frage: Warum hat unsere Präsentation den Kunden nicht überzeugt?
Antwort: Weil ihn nichts begeistert hat. - Frage: Warum hat ihn nichts begeistert?
Antwort: Weil unsere Präsentation sich auf seine formalen Vorgaben beschränkte. - Frage: Warum haben wir uns in unserer Präsentation nur zu den formalen Vorgaben geäußert?
Antwort: Weil unser Angebot im Vergleich zur Konkurrenz kein Alleinstellungsmerkmal hatte. - Frage: Warum hatte unser Angebot kein Alleinstellungsmerkmal?
Antwort: Weil es ausschließlich aus Standardleistungen bestand.
Festzuhalten ist somit, dass für das Produkt zur Erfolgsabsicherung ein Alleinstellungsmerkmal entwickelt werden muss.
Es existieren auf dem Markt mittlerweile andere Prozessmodelle, die die vorgenannten Problemkreise schließen.
Autor
Kwan I. Jao, LL.M.
Medizinjurist / Medizin-BWL
Transaction Lawyer
[1]Abgerufen am 02.07.2018 unter https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/ishikawa-diagramm/.
[2]Beispielsprozess abgerufen am 02.07.2018 unter https://fuenfwarumfragen.wordpress.com/.